Panduan Lengkap Inventory

Daftar Isi

• Konsep Dasar
• Tab 1: Raw Ingredients — Daftar Bahan Baku
• Tab 2: Product Recipes — Resep Produk
• Tab 3: Sub-Recipes — Resep Bahan Semi-Jadi
• Tab 4: Production — Eksekusi Produksi Batch
• Tab 5: Stock Report — Laporan Stok Saat Ini
• Tab 6: FIFO Layers — Lapisan Stok & HPP
• Tab 7: History — Riwayat Pergerakan Stok
• Tab 8: Vendor — Data Supplier
• Tab 9: Purchase Order — Pemesanan ke Supplier
• Fitur Bonus: Unit Converter
• Alur Kerja Lengkap (End-to-End)

1. Konsep Dasar

Inventory ZyncPOS bekerja dengan alur berikut:

Vendor → Purchase Order → Bahan Baku → Resep Produk → Stok Auto-Terpotong saat Order Selesai

2. Tab: Raw Ingredients

Fungsi: Mendaftarkan semua bahan baku dan menetapkan satuan serta stok awal.

Cara Menambah Bahan Baku

• Klik tombol + Add Ingredient
• Isi form berikut:

| Field | Penjelasan | Contoh |

|---|---|---|

| Ingredient Name | Nama bahan | Tepung Terigu |

| System Unit | Satuan yang dipakai di resep | gram |

| Purchase Unit | Satuan saat beli (opsional) | kg, liter, botol |

| Pack Size | Isi per kemasan beli (jika pakai purchase unit) | 1000 (gram per kg) |

| Initial Stock | Stok awal saat input | 5000 |

| Purchase Price | Harga beli per purchase unit | 12000 |

| Min. Stock (Threshold) | Batas minimum sebelum muncul peringatan "Rendah" | 500 |

| Vendor / Supplier | Pilih dari daftar vendor (opsional) | PT Sumber Makmur |

| Type | Raw = bahan mentah, Semi-Finished = bahan setengah jadi | Raw |

| Yield per Batch | Khusus Semi-Finished: hasil produksi per batch | 500 gram |

• Klik Save

Tips: Jika membeli dalam kg tapi digunakan dalam gram, isi Purchase Unit = kg, Pack Size = 1000. Sistem akan otomatis menghitung HPP per gram.

Cara Edit / Hapus

• Klik ikon ✏️ di baris bahan untuk edit
• Klik ikon 🗑️ untuk hapus (akan meminta konfirmasi)

3. Tab: Product Recipes

Fungsi: Tentukan berapa banyak bahan yang dibutuhkan untuk membuat 1 porsi menu. Setelah diatur, stok akan otomatis terpotong setiap kali order selesai dibayar.

Cara Membuat Resep Produk

• Di kolom kiri, pilih produk menu dari dropdown
• Klik + Add Ingredient
• Pilih bahan dari dropdown, masukkan jumlah per 1 porsi
• Klik Save
• Ulangi untuk semua bahan yang dipakai produk tersebut

Contoh:

• Produk: Kopi Susu
• Resep: Kopi Bubuk 15 gram + Susu UHT 100 ml + Gula 10 gram

Kolom Kanan — Overview Semua Resep

Menampilkan ringkasan semua produk yang sudah memiliki resep beserta detail bahannya.

Penting: Produk yang tidak memiliki resep tidak akan memotong stok saat terjual.

4. Tab: Sub-Recipes

Fungsi: Khusus untuk bahan bertipe Semi-Finished. Misalnya "Sirup Coklat Racikan" dibuat dari coklat bubuk + air + gula.

Cara Membuat Sub-Recipe

• Pastikan bahan Semi-Finished sudah didaftarkan di tab Raw Ingredients dengan type = Semi-Finished
• Di tab Sub-Recipes, pilih bahan Semi-Finished dari dropdown
• Klik + Add, pilih bahan mentah penyusunnya, masukkan jumlah per 1 batch
• Klik Save

Alur kerja: Saat menu yang menggunakan Sirup Coklat Racikan terjual → sistem memotong stok Sirup Coklat Racikan → saat Produksi dijalankan → stok Coklat Bubuk + Air + Gula dipotong, stok Sirup Coklat Racikan bertambah.

5. Tab: Production

Fungsi: Menjalankan batch produksi — bahan mentah terpotong, bahan semi-jadi bertambah.

Cara Melakukan Produksi

• Klik + Create Production
• Pilih bahan Semi-Finished yang akan diproduksi
• Masukkan jumlah batch yang diproduksi (misal: 2 batch = menghasilkan 2× yield)
• Tambahkan catatan jika perlu
• Klik Produce

Sistem akan:

• Memotong stok bahan mentah sesuai sub-recipe × jumlah batch
• Menambah stok bahan semi-jadi sebesar yield × jumlah batch
• Mencatat di History dengan type = production

6. Tab: Stock Report

Fungsi: Melihat kondisi stok semua bahan secara sekilas.

Kartu Ringkasan (Atas)

Tabel Stok

Kolom yang tersedia:

• Nama Bahan — nama ingredient
• Stok — jumlah stok saat ini
• HPP/Unit — harga pokok per satuan (dari FIFO layers)
• Layers — jumlah lapisan stok aktif
• Kadaluarsa Terdekat — tanggal expiry layer pertama (merah = sudah dekat)
• Status — badge ✓ Aman / ⚠ Rendah / Habis
• Dipakai di — berapa produk yang menggunakan bahan ini

Cara Restock Manual dari Halaman Ini

• Klik tombol Restock di baris bahan yang ingin ditambah
• Masukkan jumlah yang ditambahkan
• Tambahkan catatan (opsional)
• Klik Save

Restock manual tidak membuat Purchase Order — gunakan tab Purchase Order jika ingin mencatat pembelian dari vendor.

7. Tab: FIFO Layers

Fungsi: Melihat detail lapisan stok menggunakan metode FIFO (First In, First Out) — stok yang masuk lebih dulu akan digunakan lebih dulu.

Filter yang Tersedia

• Pilih Bahan — filter per ingredient
• Active Only — tampilkan hanya layer yang masih memiliki stok > 0

Kolom Tabel

Contoh FIFO: Stok Layer 1 (masuk 1 Jan, 500 gram) habis terlebih dahulu sebelum Layer 2 (masuk 5 Jan, 300 gram) digunakan.

8. Tab: History

Fungsi: Melihat semua pergerakan stok (masuk/keluar) lengkap dengan tanggal, produk terkait, dan jumlah.

Filter Tersedia

• Today / Yesterday / Week / Month / Custom — pilih rentang tanggal
• Filter per Bahan — tampilkan hanya movement bahan tertentu

Tabel Ringkasan (Atas)

Menampilkan agregasi per bahan:

• Total dikonsumsi (terpotong oleh order)
• Total restock
• Perubahan neto (positif = bertambah, negatif = berkurang)
• Tag produk yang menggunakan bahan tersebut

Tabel Detail (Bawah)

Setiap baris mewakili 1 transaksi stok:

9. Tab: Vendor

Fungsi: Menyimpan data supplier/pemasok bahan baku.

Cara Menambah Vendor

• Klik + Add Vendor
• Isi form:

- Vendor Name *(wajib)* — nama perusahaan/supplier

- Contact Name — nama PIC/narahubung

- Phone — nomor telepon

- Email — alamat email

- Address — alamat lengkap

- Notes — catatan tambahan

• Klik Save

Setelah vendor didaftarkan, vendor bisa dipilih saat:

• Membuat bahan baku (field Vendor/Supplier)
• Membuat Purchase Order

10. Tab: Purchase Order

Fungsi: Mencatat pembelian bahan dari supplier. Setelah PO diterima (status *Received*), stok bahan otomatis bertambah dan FIFO layer baru dibuat.

Alur Purchase Order

Draft → Ordered → Received (stok masuk)

Cara Membuat Purchase Order

• Klik + Create PO
• Isi form:

- Vendor — pilih dari daftar vendor

- Notes — catatan pembelian (opsional)

• Klik + Add Item untuk menambah bahan:

- Pilih bahan dari dropdown

- Masukkan jumlah yang dipesan

- Masukkan harga per unit

- Masukkan tanggal kadaluarsa (opsional, dipakai untuk monitoring expiry)

• Klik Save PO — PO tersimpan dengan status Draft

Cara Mengubah Status PO

• Draft → Ordered: Klik Mark as Ordered — menandai PO sudah dikirim ke vendor
• Ordered → Received: Klik Receive — stok bahan otomatis masuk, FIFO layer baru dibuat, HPP diperbarui dengan weighted average

Catatan: Hanya PO dengan status Received yang menambah stok. Draft dan Ordered belum mempengaruhi stok.

Search & Filter PO

• Gunakan kotak pencarian untuk cari berdasarkan nomor PO atau nama vendor
• Status ditampilkan dengan badge berwarna:

- 🔵 Draft

- 🟡 Ordered

- 🟢 Received

11. Unit Converter

Fungsi: Alat bantu konversi satuan — berguna saat menghitung jumlah bahan lintas satuan.

Cara Menggunakan

• Klik ikon konverter (biasanya tersedia di atas tab inventory)
• Masukkan angka yang ingin dikonversi
• Pilih satuan asal (dari) dan satuan tujuan (ke)
• Hasil konversi muncul otomatis
• Klik Salin angka untuk menyalin hasilnya

Satuan yang didukung: gram, kg, ml, liter, ons, pound, dan lainnya.

12. Alur Kerja End-to-End

Berikut urutan lengkap yang direkomendasikan saat pertama kali setup inventory:

Fase 1: Setup Data Master

• Daftarkan Vendor (Tab Vendor)

↓

• Daftarkan semua Bahan Baku (Tab Raw Ingredients)

- Isi nama, satuan, stok awal, harga beli, threshold

- Tentukan tipe: Raw atau Semi-Finished

↓

• Buat Sub-Recipe untuk bahan Semi-Finished (Tab Sub-Recipes)

↓

• Buat Resep Produk untuk semua menu (Tab Product Recipes)

- Setiap menu yang dijual harus punya resep

Fase 2: Operasional Harian

Beli bahan dari supplier?

→ Buat Purchase Order (Tab PO) → Ubah status ke Received

Masak batch semi-jadi? (misal: bikin stok sirup)

→ Tab Production → Create Production

Cek stok?

→ Tab Stock Report (lihat yang Habis/Rendah)

Order masuk & dibayar?

→ Stok otomatis terpotong sesuai resep (tidak perlu aksi manual)

Koreksi stok manual?

→ Tab Stock Report → tombol Restock

Fase 3: Monitoring & Analisis

Setiap hari/minggu:

→ Tab History → filter rentang tanggal → lihat konsumsi per bahan

→ Tab Stock Report → cek bahan yang Rendah/Habis

→ Tab FIFO Layers → cek bahan mendekati expiry

Laporan HPP menu?

→ Sales Report → Profit Margin

FAQ

• Apa yang terjadi jika produk terjual tapi tidak punya resep?
  Stok tidak terpotong sama sekali. Pastikan setiap produk yang ingin ditracking inventorynya sudah memiliki resep.
• Bagaimana cara koreksi stok jika ada kesalahan input?
  Gunakan Tab Stock Report → tombol Restock → masukkan angka negatif (misal: -50) untuk mengurangi stok, atau angka positif untuk menambah.
• Apa bedanya Restock manual vs Purchase Order?
  Restock manual langsung menambah stok tanpa mencatat vendor atau harga beli. Purchase Order digunakan jika ingin tracking pembelian dari supplier, memperbarui HPP, dan mencatat tanggal expiry.
• Apa itu FIFO dan kenapa penting?
  FIFO = First In First Out. Stok yang masuk lebih dulu digunakan lebih dulu. Ini penting untuk: (1) menghindari bahan kadaluarsa, (2) menghitung HPP yang akurat karena harga beli bisa berbeda setiap pembelian.
• Bagaimana cara melihat HPP per menu?
  Buka Sales Report → Profit Margin. HPP dihitung otomatis dari resep × HPP per unit bahan (weighted average dari FIFO layers).